Betriebsausflug organisieren: Wichtige Tipps

Wer nicht plant, kann sich schnell blamieren

Manch einer freut sich und empfindet es als Ehre, den Betriebsausflug organisieren zu dürfen. Dem anderen kommt die Aufgabe ungelegen, zumal der Schreibtisch eh schon voll genug ist. Und manchmal passt sogar beides. Bist du nun als Verantwortlicher auserkoren worden? Na dann erstmal herzlichen Glückwunsch! Je nach dem wie groß die Teilnehmerzahl ist, lastet mit der Organisation des Betriebsausflugs oder der Betriebsfeier eine hohe Verantwortung auf deinen Schultern. Denn jeder Teilnehmer erwartet von dir DIE perfekte Idee. Etwas noch nie dagewesenes. Spaß muss es machen. Und im besten Fall fördert der Tag sogar den Zusammenhalt und das Arbeitsklima. Puh, ganz schön viel zu beachten. Darum haben wir dir die wichtigsten Tipps zusammengestellt, mit denen deine Planungen für den Betriebsausflug ein voller Erfolg werden. Danke uns nachher.

Tipp 1: Kläre die Rahmenbedingungen ab

Bevor du mit dem spaßigsten Teil startest, nämlich der Überlegung, was ihr am großen Tag alles trieben wollt, müssen die Grundlagen geklärt werden. Hier kannst du dir die selben Fragen stellen, wie bei einem Anruf unter der Telefonnummer 112: Wer, was, wie viele und wo? Und dann muss du noch auf Rückmeldung von den Kollegen warten. Diese solltest du in den Entscheidungsprozess nämlich mit einbinden. Dazu später mehr. Nun aber zur ersten Frage, die du dir stellen solltest: Wer kommt überhaupt mit? Für wie viele Personen musst du planen? Das klingt recht simpel, ist es aber oft nicht. Sind manche Kollegen zum geplanten Zeitpunkt im Urlaub oder auf Geschäftsreise? Gibt es wichtige geplante Termine, so dass manche Kollegen verhindert sind?

Du merkst, es gibt bereits an diesem Punkt einiges zu tun. Fange frühzeitig an abzuklären, wer überhaupt Interesse hat (für den Fall, dass die Veranstaltung freiwillig sein wird) und wen du in deine Planungen einbeziehen musst.

Tipp 2: Den passenden Termin finden

Eine Frage wurde oben noch nicht gestellt: Die Frage nach dem “wann”? Das soll nun nachgeholt werden. Wann sollte man überhaupt anfangen, einen Betriebsausflug zu planen? Eine Faustregel hierfür gibt es nicht, grundsätzlich gilt jedoch: Je größer die Firma (bzw. die Entscheidungswege), desto früher sollte man mit den Planungen beginnen. Nicht selten fallen für die geplanten Aktivitäten oder Teambuilding Maßnahmen Kosten an – da möchte die Einkaufsabteilung oder die Buchhaltung natürlich auch gerne ein Wörtchen mitreden.

Deutlich entspannter kann sich die Terminfindung mit den Teilnehmern gestalten: Ein einfaches Tool, dass dir viele sinnlose Gespräche in WhatsApp Gruppen abnehmen wird, ist “doodle”. Unser Team kann dir doodle vorbehaltlos zu empfehlen. Du legst dort eine Art Kalender an, dessen Link du an die Teilnehmer versendest. Jeder kann dann dort eintragen, wann er Zeit hat oder eben nicht. So lässt sich schnell ein passender Tag bestimmen.

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Tipp 3: Der Blick in die Vergangenheit

Routine kann einen immer gleichen Arbeitsablauf erleichtern – man kann ihn blind ausführen und muss kaum noch nachdenken. Du merkst schon, warum das für einen Betriebsausflug hinderlich sein kann. Wohin haben euch eure letzten Betriebsausflüge verschlagen? In manchen Unternehmen ist es die Regel, jedes Jahr aufs neue dasselbe durchzustehen. Ist das bei dir auch so?

Dann wird es dringend mal Zeit die Fenster zu öffnen und frischen Wind rein zu bringen! Allen Teilnehmern kannst du es mit deinen Ideen ohnehin nie recht machen. Manche müssen nunmal ihre Komfortzone verlassen um neue Dinge auszuprobieren und zu erleben. Denn so lernt man sich nunmal am besten kennen, und das ist im Grunde genommen genau das, worum es bei einem Betriebsausflug geht.

Darum: Wärme keine alten Ideen auf, suche nach neuen Möglichkeiten!

Tipp 4: Die passende Idee

Die Palette für einen erfolgreichen Betriebsausflug reicht von einem gemütlichen Beisammensein bis hin zu einem mehrtätigen Auslandsaufenthalt. Das muss nicht nur eine Frage des Geldes sein, sondern liegt auch an der Ethik des jeweiligen Betriebs. Da ein Betriebsausflug als Arbeitszeit zählt, sollte trotz des Klassenfahrtcharakters dennoch eine sinnvolle Teambuilding Maßnahme dahinter stecken. Da haben wir was für dich!

Kennst du schon unser Live-Crime-Game “Urban Crime“? In einen Escape Room werdet ihr wohl nicht alle hinein passen, unser Event spielt jedoch in der gesamten Stadt (verfügbar in Nürnberg und Bamberg). Das Event startet mit einer Einweisung durch euren Ermittlungsleiter. Nachdem ihr für eure Ermittlungen bestens vorbereitet seid, startet ihr zu den ersten Kriminalfällen, bei denen ihr auch nach echten Beweismitteln Ausschau halten müsst. Um die Fälle zu lösen, ist zudem eure Kreativität gefragt: Nutzt das bereitgestellten Equipment, lasst uns verschlüsselte Nachrichten zu oder nutzt den Aufenthalt in einem verdächtigen Café für ein Getränk. Wenn du Lust bekommen hast, dann sende uns jetzt deine unverbindliche Anfrage:

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Tipp 5: Für einen gelungenen Tag sorgen

Nur mit dem Buchen einer Aktivität ist es meist nicht getan. Es muss ein kompletter Tag gefüllt werden, denn wer möchte bei einem Betriebsausflug schon den halben Tag wieder mit Arbeit verbringen? Darum bietet es sich an, zusätzlich einen Abstecher in ein Restaurant zu planen. Ob dies nun vor oder nach der eigentlichen Aktivität vorgesehen ist, kannst du nach belieben frei wählen und sollte von der Uhrzeit abhängig gemacht werden.

So bietet es sich früh am Morgen an, noch in ungezwungener Atmosphäre gemeinsam Frühstücken zu gehen und sich auf das Event zu freuen. Gegen Mittag und/oder Abends wiederum eignet sich ein Restaurantbesuch, um die Erlebnisse des Tages zusammen zu reflektieren und den Tag entspannt ausklingen zu lassen.

Solltest du dich für ein Event mit Urban Challenge entscheiden hast du zudem die Möglichkeit, dein Event an einem frei wählbaren Ort beginnen und enden zu lassen. Dies lässt sich perfekt kombinieren, um dein Event an eurem Hotel starten und vor dem Restaurant enden zu lassen.

Viel Spaß bei der Organisation!

Das waren unsere 5 Tipps, die dir bei der Organisation deines Betriebsausflugs helfen. Am Ende zählt nur, dass du deinen Teilnehmerinnen/Teilnehmern und vor allem dem/der Chef(in) einen unvergesslichen Tag beschert hast. Das ist die Mühe während der Vorbereitung allemal wert.

Wir wünschen dir viel Erfolg und Spaß bei deinen Planungen. Wenn du für deinen Betriebsausflug gerne ein Event von Urban Challenge buchen möchtest, dann kontaktiere uns gerne jederzeit unter hallo@my-urban-challenge.de oder von Montag bis Samstag zwischen 9-18 Uhr unter 0911/47712522. Wir helfen dir gerne bei deinen Planungen und lassen dir ein individuelles Angebot zukommen.

Dein Urban Challenge Team